Checklist Embauche Maroc : Documents Obligatoires 2025

Recruter un salarié au Maroc implique de rassembler une série de documents obligatoires pour rester en conformité avec le Code du Travail. Cette checklist complète vous guide étape par étape pour ne rien oublier lors de votre prochaine embauche en 2025.

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Documents obligatoires côté employeur

Avant toute embauche, vous devez disposer de plusieurs documents administratifs prouvant l'existence légale de votre entreprise et votre capacité à employer.

1. Registre de Commerce (RC)

Le Registre de Commerce prouve l'existence légale de votre entreprise. Il contient votre numéro RC, votre ICE (Identifiant Commun de l'Entreprise) et l'activité principale.

Où l'obtenir ? Tribunal de commerce lors de la création d'entreprise
Validité : Permanent (mais mise à jour annuelle obligatoire)
Utilité embauche : Requis pour l'affiliation CNSS

2. Patente (Taxe professionnelle)

La patente est un certificat d'imposition prouvant que votre entreprise paie ses taxes locales.

Où l'obtenir ? Commune ou préfecture du lieu d'activité
Coût : Variable selon l'activité et la localisation
Renouvellement : Annuel

3. Numéro d'affiliation CNSS employeur

Si c'est votre premier salarié, vous devez affilier votre entreprise à la CNSS avant l'embauche.

Document	Description	Obligatoire ?
RC (Registre de Commerce)	Preuve d'existence légale	✓ Oui
Patente	Certificat taxe professionnelle	✓ Oui
CIN du gérant	Identité du représentant légal	✓ Oui
Numéro affiliation CNSS	Obtenu après affiliation en ligne	✓ Oui (1er salarié)

Procédure d'affiliation CNSS :

Rendez-vous sur Damancom.ma
Cliquez sur "S'affilier"
Remplissez le formulaire avec RC, ICE, patente
Recevez votre numéro d'affiliation sous 48h

Documents obligatoires côté salarié

Le candidat retenu doit vous fournir plusieurs documents pour constituer son dossier d'embauche.

1. Carte d'Identité Nationale (CIN)

La copie de la CIN est le document principal d'identification du salarié.

Format : Copie recto-verso en couleur
Validité : CIN en cours de validité
Utilité : Déclaration CNSS, contrat de travail, registre du personnel

Attention

Vérifiez que le numéro CIN sur la copie est identique à celui communiqué par le candidat. Une CIN périmée n'est pas valable pour la déclaration CNSS.

2. Curriculum Vitae (CV)

Le CV permet de vérifier l'expérience et les compétences du candidat. Conservez-le dans le dossier personnel.

3. Copies des diplômes

Demandez les copies certifiées conformes des diplômes mentionnés dans le CV, surtout pour les postes qualifiés (cadres, techniciens).

Diplômes universitaires (licence, master, doctorat)
Diplômes professionnels (BTS, DUT, certifications)
Attestations de formation continue si pertinent

4. Certificat de travail (si applicable)

Si le candidat a déjà travaillé, demandez un certificat de travail de son ancien employeur pour vérifier :

Les dates d'emploi (début et fin)
Le poste occupé
Les compétences acquises

Ce document n'est pas obligatoire légalement, mais fortement recommandé pour éviter les mauvaises surprises.

5. Relevé d'Identité Bancaire (RIB)

Le RIB est indispensable pour le virement mensuel du salaire.

Format : Original ou copie
Au nom de : Le salarié lui-même
Banque : Compte bancaire marocain (obligatoire pour CNSS)

6. Extrait de casier judiciaire (optionnel mais recommandé)

Pour certains postes sensibles (finance, sécurité, encadrement), vous pouvez demander un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3).

Où l'obtenir ? Tribunaux ou en ligne sur Service-public.ma
Validité : 3 mois
Légalité : Le candidat doit donner son accord écrit

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Documents à créer après l'embauche

Une fois le candidat recruté, vous devez générer plusieurs documents obligatoires pour officialiser l'embauche.

1. Contrat de travail écrit (OBLIGATOIRE)

Le contrat de travail est obligatoire au Maroc depuis 2006 (article 10 du Code du Travail). Il doit être rédigé en 2 exemplaires (un pour chaque partie).

Clauses obligatoires à inclure :

Identité des parties : Nom, CIN, adresse employeur et salarié
Date de début et type de contrat (CDI ou CDD)
Poste et missions principales
Lieu de travail (adresse précise)
Rémunération brute mensuelle (minimum SMIG : 2 970 DH en 2025)
Horaires de travail (max 44h/semaine)
Période d'essai (3 mois employés, 6 mois cadres)
Congés annuels (1,5 jour/mois travaillé)
Préavis de rupture (8 jours minimum)

Sanction

L'absence de contrat écrit expose l'employeur à une amende de 2 000 à 5 000 DH par contrat manquant (article 368 du Code du Travail).

2. Déclaration CNSS d'embauche

Dans les 8 jours suivant l'embauche, vous devez déclarer le nouveau salarié sur la plateforme Damancom.

Informations requises :

Numéro CIN du salarié
Date d'embauche (date de début du contrat)
Salaire brut mensuel
Type de contrat (CDI, CDD, stage)

Après déclaration, le salarié reçoit automatiquement un numéro d'immatriculation CNSS (unique et à vie) qui lui ouvre ses droits à l'AMO et aux prestations sociales.

3. Certificat médical d'aptitude

Le salarié doit passer une visite médicale d'embauche obligatoire auprès d'un médecin du travail agréé (article 324 du Code du Travail).

Délai : Avant ou dans les 8 jours suivant l'embauche
Coût : 150-300 DH selon la région
Utilité : Vérifier l'aptitude physique du salarié pour le poste

4. Inscription au registre du personnel

Vous devez tenir un registre du personnel (article 26 du Code du Travail) avec les informations de chaque salarié :

Nom, prénom, date et lieu de naissance
Numéro CIN
Date d'embauche
Poste occupé
Salaire
Date de sortie (si applicable)

Ce registre doit être tenu à jour et présenté lors des inspections du travail.

Checklist complète embauche 2025

Voici la checklist exhaustive à suivre pour chaque embauche au Maroc :

Étape	Document / Action	Qui ?	Quand ?
Avant embauche	Affiliation CNSS employeur	Employeur	Si 1er salarié
Avant embauche	Récupérer CIN, CV, diplômes, RIB	Salarié	Avant signature
Jour J	Signature contrat travail (2 exemplaires)	Les deux	Date début
J+1 à J+8	Déclaration CNSS embauche (Damancom)	Employeur	Sous 8 jours
J+1 à J+8	Visite médicale d'embauche	Salarié (payée par employeur)	Sous 8 jours
J+8	Inscription au registre du personnel	Employeur	Immédiatement
Fin mois 1	Paiement 1er salaire + Bulletin paie	Employeur	Dernier jour du mois
Chaque mois	Déclaration mensuelle CNSS + Paiement cotisations	Employeur	Avant le 10 du mois suivant

7 erreurs à éviter avec les documents d'embauche

Oublier d'affilier l'entreprise à la CNSS avant le premier salarié : Vous ne pourrez pas déclarer le salarié et risquez des sanctions.
Accepter une CIN périmée : La CNSS refuse les déclarations avec CIN expirée.
Ne pas demander le RIB : Vous ne pourrez pas verser le salaire par virement (méthode recommandée pour preuve).
Contrat oral uniquement : Illégal et sanctionné par une amende de 2 000 à 5 000 DH.
Retard dans la déclaration CNSS (après 8 jours) : Pénalités de 3% par mois de retard.
Ne pas faire la visite médicale : Obligatoire sous 8 jours, sanction en cas de contrôle.
Oublier le registre du personnel : Document obligatoire consultable par l'inspecteur du travail.

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Questions fréquentes sur les documents d'embauche

1. Puis-je embaucher sans contrat écrit au Maroc ?

Non, c'est strictement interdit. Depuis 2006, le contrat de travail écrit est obligatoire au Maroc (article 10 du Code du Travail). L'absence de contrat expose l'employeur à une amende de 2 000 à 5 000 DH par contrat manquant.

2. Combien de temps ai-je pour déclarer un salarié à la CNSS ?

8 jours maximum après la date de début du contrat. Passé ce délai, vous risquez des pénalités de 3% par mois de retard sur les cotisations dues.

3. La visite médicale d'embauche est-elle obligatoire ?

Oui, obligatoire. Selon l'article 324 du Code du Travail, tout salarié doit passer une visite médicale avant ou dans les 8 jours suivant son embauche. Le coût (150-300 DH) est à la charge de l'employeur.

4. Puis-je demander un extrait de casier judiciaire au candidat ?

Oui, mais avec son accord écrit. Vous pouvez demander un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) pour les postes sensibles (finance, sécurité). Le candidat doit donner son consentement explicite.

5. Que faire si le salarié n'a pas de RIB ?

Le paiement en espèces reste légal mais fortement déconseillé (absence de preuve). Encouragez le salarié à ouvrir un compte bancaire (gratuit dans la plupart des banques pour salariés) pour recevoir son salaire par virement.

6. Dois-je conserver tous ces documents ?

Oui, obligatoirement. Vous devez constituer un dossier personnel pour chaque salarié et le conserver pendant toute la durée du contrat + 5 ans après le départ (article 26 du Code du Travail). Ces documents peuvent être demandés lors d'une inspection du travail.

7. Que se passe-t-il en cas de document manquant ?

Sanctions variables selon le document : Pas de contrat écrit = amende 2 000-5 000 DH. Pas de déclaration CNSS = pénalités 3%/mois. Pas de visite médicale = sanction lors d'inspection. Pas de registre du personnel = amende 2 000-5 000 DH.

En résumé

Embaucher un salarié au Maroc nécessite de rassembler et créer plusieurs documents obligatoires : RC, patente, numéro CNSS, CIN du salarié, contrat écrit, déclaration CNSS, certificat médical et registre du personnel.

En suivant cette checklist étape par étape, vous recrutez en toute conformité avec le Code du Travail et évitez les sanctions (2 000 à 5 000 DH par manquement).

Pour simplifier vos démarches, YadiHub génère automatiquement votre contrat de travail avec toutes les clauses obligatoires, les calculs de charges sociales et une mise en forme professionnelle. Gagnez du temps et recrutez sereinement.

Sources officielles : Code du Travail marocain (Dahir n° 1-03-194), articles 10, 26, 324, 368. CNSS (www.cnss.ma), Damancom (www.damancom.ma).

Dernière mise à jour : 9 janvier 2025

Checklist embauche au Maroc : Documents obligatoires pour recruter